Kwaliteitsmanagement

De basis van het kwaliteitsmanagementsysteem is de plan-do-check-act cyclus. Wij leggen dat uit als actief op zoek gaan naar kansen en verbeteringen en deze planmatig uitvoeren en bewaken. Het houden van audits om de werkprocessen te onderzoeken is daarvoor een vast middel.

Dit jaar hebben er interne audits plaatsgevonden op het gebied van:

  • GHOR-materieel en logistieke processen.
  • Telefonische bereikbaarheid (van medewerkers) van het  GHOR-bureau (voor dit werkproces is gekozen om te checken of het plaats- en tijdonafhankelijk werken een negatief effect op de telefonische  bereikbaarheid heeft)

De conclusie was dat de onderzochte werkprocessen goed verlopen. In het kader van de handhaving van het HKZ-certificaat heeft op 28 oktober de jaarlijkse externe audit door Lloyd's Register Nederland BV plaatsgevonden met positief resultaat.

Naast deze audits hebben evaluaties van oefeningen en inzetten (Uitval C2000 telefonie, GRIP 1 Louweshoek, GRIP 1 Rally, GRIP 1 Zaandijk), Inspectierapporten, het medewerkerstevredenheidsonderzoek, de Netwerkdag GHOR-functionarissen en de Implementatie van nieuwe piketfuncties veel input voor verbeteringen opgeleverd. Eind 2013 is het 4-jaarlijkse partnersamenwerkingsonderzoek uitgezet bij organisaties en personen met wie het GHOR-bureau nauw samenwerkt. De resultaten hiervan zullen in 2014 worden geïmplementeerd.

Ook dit jaar is de focus van het kwaliteitsmanagement gericht geweest op het verder implementeren van procesmatig werken. Het merendeel van de vastgestelde primaire producten is in processchema's vastgelegd. Door prioritering van dringende werkzaamheden en onverwachte gebeurtenissen is er geen tijd geweest om de verbinding van deze primaire producten naar alle werkprocessen binnen het GHOR-bureau uit te werken en vast te leggen. De komende jaren zal dit verder worden opgepakt in de reguliere uitvoering van werkzaamheden.

De grote werkdruk is ook naar voren gekomen bij de jaarlijkse risicoanalyse van de eigen werkprocessen door de medewerkers. De werkdruk wordt als groot risico genoemd voor de kwaliteit van de uitvoerig van werkzaamheden en de onderlinge afstemming daarvan. Vanuit kwaliteitsmanagementoptiek is het in 2013 opgestelde meerjarenbeleidsplan 2014-2017 een instrument om richting en sturing te gegeven aan prioritering van taken, de vastlegging daarvan in jaarplannen en managen van  werkdruk. Dit meerjarenbeleidsplan kan ook een verdere bijdrage leveren aan het schetsen van realistische verwachtingen over de inzet van medewerkers van het GHOR-bureau.

In het jaarlijkse interne kwaliteitsjaarverslag, waarin uitgebreid verslag wordt gedaan over de verschillende onderdelen van het kwaliteitssysteem en de samenhang daarin, wordt de conclusie getrokken dat ook in 2013 het GHOR-bureau in staat is geweest om de kwaliteit van de werkzaamheden te handhaven. Zoals verzocht op de Netwerkdag van GHOR-functionarissen is het integrale kwaliteitsjaarverslag op de website geplaatst (zie rechter zijbalk).